Giải Pháp Quản Lý Đơn Hàng Ngành May Và Phần Mềm T4T ERP

Quản lý đơn hàng ngành may chưa bao giờ là công việc dễ dàng do đặc thù về mẫu mã, số lượng hàng khá lớn. Để quản lý hiệu quả, người quản lý phải nắm rõ cách thức vận hành, giám sát cũng như giải quyết những rủi ro trong quá trình này. Vậy, quản lý đơn hàng ngành may là gì? Hãy cùng T4T tìm hiểu qua bài bài viết dưới đây để có thể tham khảo giải pháp quản lý đơn hàng may mặc thật hiệu quả!

Tổng quan về quản lý đơn hàng ngành may

Đơn hàng may mặc là thuật ngữ được dùng thường xuyên. Tuy nhiên, không phải ai cũng thật sự hiểu về nó.

Quản lý đơn hàng ngành may mặc là gì?

Quản lý đơn hàng ngành may là công việc của nhân viên quản lý đơn hàng. Nhằm theo dõi thông tin của tất cả các đơn hàng từ khâu nguyên liệu đầu vào. Quá trình sản xuất cho tới lúc bàn giao cho khách hàng. Để đảm bảo yêu cầu về giá cả, chất lượng, số lượng và thời gian.

Người quản lý đơn hàng ngành may tham gia vào tất cả các quy trình của quá trình sản xuất. Từ khi bắt đầu nhận những yêu cầu của khách hàng. Đến khi xuất hàng và nhận thanh toán từ khách hàng.

Họ cần phải thực hiện nhiều công việc như nắm bắt được thông tin đơn hàng; giám sát được khâu nhập khẩu nguyên liệu đầu vào như vải, chỉ, phụ kiện,…; Giải quyết những vấn đề phát sinh trong quá trình sản xuất đơn hàng cho tới quản lý đóng gói và bàn giao cho khách hàng.

>>Xem thêm: Phần mềm quản lý cửa hàng quần áo là gì? Cách quản lý hiệu quả

Quy trình quản lý đơn hàng ngành may mặc diễn ra như thế nào?

• Tiếp nhận thông tin từ khách hàng một cách chi tiết nhất như hình ảnh, tài liệu kỹ thuật của khách hàng, thông số, định mức nguyên vật liệu,…

• Chuẩn bị tài liệu, bàn giao cho bộ phận sản xuất về yêu cầu số lượng, chất lượng, hình ảnh sản phẩm, định mức nguyên liệu.

• Kiểm tra nguyên liệu tồn kho để có kế hoạch nhập thêm phục vụ công việc sản xuất

• Lập kế hoạch sản xuất cùng bộ phận may.

• Tiến hành phân công công việc cho các bộ phận khác liên quan.

• Theo dõi, giám sát quá trình may, sản xuất đơn hàng, đảm bảo đúng tiến độ.

• Nếu có vấn đề gì phát sinh trong quá trình sản xuất, người quản lý có nhiệm vụ giải quyết nhanh chóng.

• Giám sát hoạt động xuất hàng, hoàn thành toàn bộ các thủ tục liên quan.

• Thực hiệu bàn giao thành phẩm cho khách hàng và quyết toán.

• Xử lý các vấn đề phát sinh sau khi khách hàng nhận đơn hàng.

• Lập bản báo cáo, trình lên cấp trên.

Vấn đề thường phát sinh trong khi quản lý đơn hàng ngành may

Trong quá trình quản lý đơn hàng may mặc không thể tránh khỏi những vấn đề phát sinh làm ảnh hưởng tới tiến độ sản xuất, năng suất cũng như chất lượng của sản phẩm.

Sự cố kỹ thuật trong quy trình sản xuất đơn hàng may mặc

Trong quy trình quản lý sản xuất, gia công sản phẩm nói chung và sản xuất hàng may mặc nói riêng. Các vấn đề liên quan tới sự cố kỹ thuật luôn có thể xảy ra bất cứ khi nào.Lý do của những sự cố này thường xuất phát từ những sai sót trong khâu chuẩn bị tài liệu. Phổ biến tới bộ phận sản xuất hoặc do nhân viên may thực hiện không đúng.

Lúc này, người quản lý phải có những biện pháp xử lý nhanh chóng, linh hoạt. Để đảm bảo những yêu cầu về kỹ thuật, đáp ứng đầy đủ chất lượng thành phẩm. Để làm được điều này, người quản lý đơn hàng phải nắm bắt rõ các thông số kỹ thuật cũng như quy trình sản xuất của doanh nghiệp.

Vấn đề nguyên liệu đầu vào

Một vấn đề nữa phổ biến có thể phát sinh trong quy trình quản lý đơn hàng may mặc. Đó chính là nguồn nguyên phụ liệu phát sinh thêm. Đây là lúc người quản lý phải kiểm tra lại nguồn hàng. Xem xét số lượng nguyện phụ liệu còn thiếu là bao nhiêu, đồng thời đưa ra biện pháp giải quyết để bù nguyên liệu.

Việc này cần được thực hiện nhanh chóng tránh để ảnh hưởng tới tiến độ của công việc, gây chậm trễ đơn hàng. Bên cạnh đó, bạn cũng cần có phương án bổ sung trước đó. Phòng trường hợp nhà cung cấp chính không có đủ nguyên vật liệu bạn cần.

>>Xem thêm: Cập nhật những phần mềm may mặc được sử dụng nhiều nhất hiện nay

Vấn đề phát sinh sau khi bàn giao đơn hàng

Những vấn đề phát sinh sau khi bàn giao đơn hàng chính là những vấn đề rất khó giải quyết. Vì nó liên quan tới chất lượng sản phẩm, chất lượng dịch vụ hay là đóng gói,…

Việc này nếu không được giải quyết nhanh gọn và khéo léo sẽ ảnh hưởng tới uy tín, hình ảnh của doanh nghiệp. Chính vì vậy, khi nhận được những phản hồi từ phía khách hàng, bạn phải nhanh chóng tìm hiểu rõ nguyên nhân, bộ phận chịu trách nhiệm và ngay lập tức xử lý vấn đề.

Giới thiệu T4T ERP - giải pháp quản trị nhà may, doanh nghiệp dệt may và thời trang SME

T4t cho bạn một trải nghiệm công nghê 4.0 hoàn hảo chỉ bằng 1 kích chuột. Một số chức năng chính trong phần mềm quản lý T4T ERP tối ưu có thể kể đến như:

• Lập kế hoạch sản xuất: dựa trên thông tin đơn hàng và tồn kho lập kế hoạch sản xuất các mã hàng cần sản xuất theo tuần/tháng.

• Theo dõi tiến độ sản xuất: kiểm soát tiến độ sản xuất hàng ngày chi tiết đến từng công đoạn của từng bộ phận. Giúp nhà quản lý theo dõi, kiểm soát và kịp thời ra quyết định phù hợp.

• Kiểm soát chất lượng: quản lý chất lượng sản phẩm chi tiết theo từng công đoạn và liên kết. Với các bộ phận khác để đảm bảo sản phẩm đạt chất lượng giảm thiểu sai sót thấp nhất. Đồng thời đo lường năng suất theo từng nhân sự.

• Quản lý truy xuất nguồn gốc sản phẩm: truy xuất lô sản phẩm theo bộ phận sản xuất, ngày tháng sản xuất, quy trình sản xuất… Bằng BARcode, mã vạch.

• Quản lý nhân sự: theo dõi nhân sự, nhân công may, thành phẩm,…

• Kế toán: Theo dõi dòng tiền, bảng cân đối và lãi/lỗ trong thời gian thực hiện, tính giá thành sản phẩm.

Kết luận

Với sự phát triển của nền công nghiệp 4.0, cuộc cạnh tranh của các doanh nghiệp dệt may càng trở nên gay gắt hơn. Vì vậy, ứng dụng phần mềm quản lý sản xuất ERP chính là xu hướng ngành dệt may tất yếu giúp chuẩn hóa các quy trình sản xuất. Để biết thêm thông tin về phần mềm T4T ERP!