[Ver1] Hướng dẫn sử dụng Hồ sơ (F1) - Đơn hàng may đo

TÍNH NĂNG HỒ SƠ (F1) là tính năng giúp bạn quản lý toàn bộ các hồ sơ/ đơn hàng may đo - thiết kế theo nhiều tiêu chí và mức độ chuyên sâu khác nhau.

( Giao diện sử dụng )

Với tính năng này bạn có thể:

Quản lý và thống kê trực quan số hồ sơ/ đơn hàng, doanh thu, tiến trình thanh toán...
Kiểm soát “trạng thái” hồ sơ đang ở giai đoạn nào.

Thực hiện tra cứu, kiểm tra hồ sơ nhanh chóng theo nhiều tiêu chí: đơn hàng, hợp đồng khách hàng,..
Quản lý chi nhánh và thực hiện giao việc cho nhân sự cấp dưới (nếu có)

Thực hiện các dịch vụ cho khách hàng như: quản lý thông số sản phẩm của đơn hàng, tạo hóa đơn, tạo lịch hẹn...

I) HƯỚNG DẪN TRUY CẬP VÀO (F1) HỒ SƠ

Thao tác nhanh: Đăng ký/ Đăng nhập> Chọn cách truy cập (F1) Hồ sơ

Thao tác chi tiết:

Bước 1: Xem hướng dẫn đăng ký/ đăng nhập tài khoản tại đây
Bước 2: Chọn mục (F1) Hồ sơ. Bạn truy cập vào mục (F1) Hồ sơ bằng một trong 2 cách sau:

- Cách 1: Sau khi đăng nhập vào tài khoản bạn sẽ thấy giao diện thống kê. Tại đây, ở trên thanh menu công cụ, click vào “(F1) Hồ sơ” và chuyển đến giao diện tính năng Hồ sơ.

- Cách 2: Di chuyển đến mục tài khoản phía trên góc phải màn hình. Click mở tính năng sản phẩm tại icon “Hồ Sơ”

II) MỘT SỐ CHỨC NĂNG CỦA (F1) HỒ SƠ

Khi truy cập vào hồ sơ (F1), đối với tài khoản mới sẽ hiển thị giao diện gồm một số chức năng cơ bản như sau:

Chức năng “Tìm kiếm” : Tìm kiếm, lọc sản phẩm theo trường “Thông tin khách hàng”, “Mã hồ sơ/hợp đồng”, “Tên hồ sơ/ hợp đồng”, thời gian.. và những tiêu chí khác khi nâng cấp tài khoản.
Chức năng “Thêm mới” : Thêm mới hồ sơ
Chức năng “Thao tác” : Cập nhật, thay đổi thông tin hồ sơ đã tạo mới ban đầu.
Chức năng “Xuất file” : Xuất file bạn đang quản lý từ hệ thống T4T về file excel nhanh chóng.
Chức năng “Mắt nhìn” : Hiển thị toàn bộ danh mục hồ sơ theo mức độ là 10 hồ sơ, 20 hồ sơ, 50,.. giúp bạn đánh giá tổng quan dễ dàng hơn.

III) HƯỚNG DẪN NHANH TẠO MỚI HỒ SƠ/ ĐƠN HÀNG

Chọn THÊM MỚI SẢN PHẨM để bắt đầu tạo hồ sơ/ đơn hàng mới.

Giao diện sẽ được chuyển đến “Tạo hồ sơ thiết kế”:

Bước 1: Chọn thêm thông tin khách hàng

Điền thông tin khách hàng đã có.

Trường hợp chưa có khách hàng nào hãy tạo nhanh ở mục Thông tin khách hàng hoặc tại phần (F3) Khách hàng. Xem hướng dẫn thêm Thông tin khách hàng (F3) tại đây.

Bước 2: Thiết lập thông tin hồ sơ

Điền mới thông tin hồ sơ theo các trường “Mã hồ sơ/ Hợp đồng”, “Tên hồ sơ/ Công ty”, “Thông tin khác”,..

Tip nhỏ: Bạn nên điền thông tin hồ sơ theo một quy ước thống nhất để dễ quản lý hơn. Bạn cũng có thể quy ước thông tin hồ sơ/ hợp đồng theo cách truyền thống cũ để làm quen nhanh chóng với giao diện hơn.

Bước 3: Lựa chọn và tạo Sản phẩm/ Dịch vụ của hồ sơ

Lựa chọn sản phẩm:

Dựa trên danh mục sản phẩm (F2) gồm sản phẩm hệ thống & sản phẩm may đo đã tạo trước đó để chọn tương ứng với các mục “ + THIẾT KẾ”, “+ MAY ĐO”

Đơn hàng của bạn cung cấp loại sản phẩm nào hãy chọn vào “+MAY ĐO” và cung cấp dịch vụ khác nào hãy chọn vào “+THIẾT KẾ”

Đối với các tài khoản nâng cấp khác sẽ có thêm mục

Tạo hồ sơ cụ thể => tạo đơn hàng:

Chọn sản phẩm/ dịch vụ cụ thể và thay đổi thông tin về số lượng, đơn giá, thêm ghi chú cho đơn hàng theo nhu cầu.

Bước 4: Thêm thông tin chi tiết cho đơn hàng

Quản lý thông số khách hàng: Với tính năng “Thông số” bạn điền thông số cần thiết kế cho các sản phẩm của đơn hàng.

Quản lý lịch hẹn: Với tính năng này bạn có thể tạo lịch hẹn trả sản phẩm, gặp mặt, ghi chú thông tin kèm theo.. với khách hàng

Tạo hóa đơn thanh toán: Đơn giá sẽ được tự động tính, lựa chọn một số trạng thái, hình thức thanh toán theo nhu cầu

Bước 5: Hoàn thành tạo mới hồ sơ/ đơn hàng và lưu trữ đơn hàng.

Lưu ý: Sau khi hoàn thành tạo hồ sơ/ đơn hàng đừng quên chọn “LƯU…”

Lưu & Thêm mới: Lưu đơn hàng vừa tạo và tạo mới trang để thêm mới một hồ sơ/ đơn hàng tiếp theo
Lưu & Vào chi tiết: Lưu chi tiết hồ sơ vừa tạo tại trang hiện tại.
Lưu & Về tổng hợp: Lưu hồ sơ hiển thị tại trang (F1) Hồ sơ.