[Ver1] Hướng dẫn tạo mới & Quản lý hồ sơ thiết kế

Trong bài viết này, T4T sẽ hướng dẫn bạn:

Tạo mới hồ sơ/ đơn hàng thiết kế.

Hiểu rõ hơn về chức năng của các tính năng trong hồ sơ/ đơn hàng thiết kế.

Khi bạn tạo một hồ sơ mới cho khách hàng cũng chính là tạo một đơn hàng được thiết kế theo nhu cầu của khách hàng đó.

Bên cạnh việc thiết lập giao diện hồ sơ với các tính năng cơ bản như “Thông tin khách hàng”, quy ước “ Thông tin hồ sơ” để dễ quản lý hơn thì phần mềm T4T ERP còn cung cấp thêm các tính năng chuyên biệt dùng trong ngành thời trang như quản lý thông số, quản lý lịch hẹn và tạo hóa đơn thanh toán.

HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN:

I) Thao tác nhanh:

Đăng nhập > Chọn Hồ sơ (F1) > Thêm mới > Thiết lập hồ sơ/ đơn hàng mới

II) Hướng dẫn chi tiết:

Chọn Thêm mới > Điền thông tin > Lưu thông tin

Chọn THÊM MỚI để bắt đầu tạo mới hồ sơ/đơn hàng thiết kế và màn hình sẽ chuyển sang giao diện “Tạo hồ sơ thiết kế”:

Thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Điền thông tin ở mục "Thông tin khách hàng”

Nhập thông tin ở trường “Số điện thoại” hệ thống đưa ra gợi ý hiển thị tên khách hàng đó, bấm lựa chọn khách hàng.

Và hệ thống sẽ tự động cập nhật các thông tin về khách hàng đó.

Trong trường hợp chưa có khách hàng nào, hãy tạo mới khách hàng bằng một trong hai cách sau:

Tạo mới khách hàng tại (F3) Khách hàng. Xem hướng dẫn tại đây
Tạo nhanh khách hàng tại icon , bảng thông tin về khách hàng sẽ hiển thị => bạn tiến hành nhập thông tin và LƯU lại thông tin đó.

Bước 2: Điền thông tin ở mục “Thông tin hồ sơ”

- Ở trường “Mã hồ sơ/ Hợp đồng” bắt buộc: Điền thông tin về mã hồ sơ/ hợp đồng đang thực hiện. Bạn có thể quy ước mã hồ sơ theo tiêu chí mà bạn đang quản lý. VD Hợp đồng 01 là “HD01” hoặc mã đơn 10xx,..

- Ở trường “Tên hồ sơ/ Công ty” và “Thông tin khác” không bắt buộc: Bạn ghi chú thêm những thông tin của khách hàng đó cho đơn hàng. VD Khách hàng đó thuộc công ty nào, địa chỉ, ,.. bất kì thông tin ghi chú nào theo mong muốn của bạn.

Bước 3: Bắt đầu tạo đơn hàng các sản phẩm/ dịch vụ

Lựa chọn sản phẩm hoặc dịch vụ mà khách hàng đó yêu cầu. Dựa trên danh mục sản phẩm (F2) gồm sản phẩm hệ thống & sản phẩm may đo đã tạo trước đó để chọn tương ứng với các mục “+ THIẾT KẾ”, “+ MAY ĐO”:

=> Đơn hàng của bạn cung cấp loại sản phẩm hãy chọn vào “+MAY ĐO” và cung cấp dịch vụ hãy chọn vào “+THIẾT KẾ”.

VD đơn hàng của khách hàng đó cần một quần âu cao cấp, bạn chọn “+ MAY ĐO” và cần dịch vụ công may áo sơ mi nam, bạn chọn “+ THIẾT KẾ”. Hệ thống sẽ tự cập nhật đơn hàng cho bạn như hình sau:

Trong bảng đơn hàng này gồm có:

- Mã SP: Là ID về sản phẩm đó. Hệ thống tự động cập nhật theo mã hồ sơ bạn đã điền trên các trường thông tin hồ sơ. Đơn hàng có bao nhiêu sản phẩm sẽ có bấy nhiêu mã sp.
- Ghi chú: Ghi chú thêm về đơn hàng đó + Hình ảnh nếu có. VD Quần âu không ly,..
- SL: Số lượng của sản phẩm đó, bạn có thể thay đổi số lượng theo nhu cầu thực tế.
- Đơn giá: Đơn giá bạn đã tạo ở phần (F2) Sản phẩm cũng sẽ được hệ thống tự động cập nhật. Bạn cũng có thể thay đổi lại đơn giá.
- Thành tiền: Tổng tiền của sản phẩm đó.
- Trạng thái: Nhiều trạng thái của đơn hàng đó bạn có thể lựa chọn:CBSX, cắt, khâu tay, bàn giao, hoàn thành,...
- Thao tác: Bỏ lựa chọn sản phẩm/ dịch vụ đó.

Sau khi hoàn thành bản đơn hàng, phần THANH TOÁN cũng sẽ tự động cập nhật:

Bước 4: Thêm thông tin chi tiết cho đơn hàng

Thông số > Lịch hẹn > Thanh toán

Phần THÔNG SỐ: Bạn điền các thông số đã đo cho khách hàng hoặc thông số cần thiết kế theo nhu cầu khách hàng. Ngoài những thông số của hệ thống, bạn còn có thể thêm các thông số khác ở “C# - Các thông tin khác”.

Tip nhỏ: Dùng tab di chuyển nhanh hơn giữa các trường thông tin.

Phần LỊCH HẸN: Lưu thông tin lịch hẹn (thời gian) với khách hàng. VD thời gian khách hàng đến thử đồ, giao sản phẩm cho khách hàng,... Chọn vào thời gian để thay đổi.

Ghi chú thêm cho toàn đơn hàng đó, các vấn đề liên quan tới bán hàng,... VD May kỹ, chuyển hàng cho khách tới địa chỉ…

Phần THANH TOÁN gồm một số chức năng để bạn lựa chọn:

Trạng thái của đơn hàng

Đơn hàng đó có hình thức chiết khấu, phần trăm hoặc giảm tiền mặt, hoặc không,..ô trống để bạn điền mức giá.

Hình thức thanh toán và khách hàng đã trả hoặc cọc bao nhiêu tiền. Ô trống để bạn điền mức giá.

Bước 5: Hoàn thành tạo mới hồ sơ/ đơn hàng và lưu trữ đơn hàng

Lưu ý: Sau khi hoàn thành tạo hồ sơ/ đơn hàng đừng quên chọn “LƯU…”

Lưu & Thêm mới: Lưu đơn hàng vừa tạo và tạo mới trang để thêm mới một hồ sơ/ đơn hàng tiếp theo
Lưu & Vào chi tiết: Lưu chi tiết hồ sơ vừa tạo tại trang hiện tại.
Lưu & Về tổng hợp: Lưu hồ sơ hiển thị tại trang (F1) Hồ sơ.

=> Chọn lưu & vào chi tiết, giao diện đơn hàng sẽ thay đổi và có thêm những chức năng, thao tác khác như: