ERP là gì? Ưu, nhược điểm của ERP

Làm sao để quản lý doanh nghiệp tốt nhất luôn là câu hỏi khiến các chủ doanh nghiệp phải đau đầu. Đấy chỉ là suy nghĩ ban đầu khi chưa biết đến phần mềm ERP - Phần mềm được xem là giải pháp tối ưu giúp ban lãnh đạo quản lý, điều hành doanh nghiệp một cách đơn giản và hiệu quả. Phần mềm hỗ trợ tối đa doanh nghiệp quy trình quản lý, làm việc, chăm sóc khách hàng và vận hành doanh nghiệp.

Vậy phần mềm ERP mang lại cho doanh nghiệp những ưu, nhược điểm gì?

Độc giả hãy cùng T4T khám phá ngay nhé!!!

1. ERP LÀ GÌ

Đầu tiên để hiểu ưu điểm & nhược điểm của một phần mềm, ta cần phải nắm rõ khái niệm và đặc điểm cơ bản của phần mềm đó trước.

Phần mềm ERP (viết tắt của Enterprise Resource Planning) - giải pháp quản lý tổng thể dành cho mọi doanh nghiệp với mục tiêu nhằm hỗ trợ quản lý doanh nghiệp. Hệ thống bao gồm tất cả chức năng cơ bản của một doanh nghiệp như: sản xuất, bán hàng, cung ứng, chăm sóc khách hàng, tài chính - kế toán….

Đây là một hệ thống tích hợp nhiều tính năng cơ bản mà doanh nghiệp cần mà không phải sử dụng nhiều công cụ, phần mềm nhỏ riêng biệt (phần mềm quản lý bán hàng, phần mềm quản lý kế toán, phần mềm quản lý nhân viên, phần mềm quản lý sản xuất,…). Tất cả được “gói gọn” trong phần mềm ERP - mang nhiều ưu điểm cho doanh nghiệp.

2. ĐẶC ĐIỂM NỔI BẬT ERP

Đặc điểm nổi bật của ERP là một hệ thống phần mềm có thể mở rộng và phát triển theo thời gian theo từng loại hình doanh nghiệp mà không làm ảnh hưởng đến cấu trúc của chương trình. Phần mềm ERP rất linh động trong việc cài đặt các phân hệ theo yêu cầu của doanh nghiệp.

Và sau đây là 4 đặc điểm chính của phần mềm ERP:

Mở rộng và phát triển theo thời gian theo từng loại doanh nghiệp mà không làm ảnh hướng đến cấu trúc của trương trình
Là phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp chứ không phải thay thế sức người trong kinh doanh sản xuất hay dây chuyền sản xuất.
Là hệ thống liên kết các phòng ban với nhau nhằm nâng cao hiệu quả làm việc và tăng tính tương tác, trao đổi qua lại
Là phần mềm hợp nhất phân chia theo các phân hệ phần mềm khác nhau và tạo nên một mối quan hệ thống nhất với nhau. Phần mềm ERP rất linh động trong việc cài đặt các phân hệ theo yêu cầu doanh nghiệp.

3. ƯU ĐIỂM CỦA ERP

3.1 Tất cả dữ liệu được hợp nhất trên một hệ thống

Ưu điểm đầu tiên của phần mềm ERP chính là sự hợp nhất các thông tin dữ liệu chỉ trên một phần mềm, từ các dữ liệu của phòng ban đến khách hàng đều được tổng hợp và xử lý nhanh gọn. Nhà quản lý có thể dễ dàng theo dõi hoạt động của doanh nghiệp mình, tiến độ làm việc của mỗi nhân viên một cách chuyên nghiệp và hiệu quả hơn. Đồng thời, chỉ cần một thiết bị kết nối internet nhà quản lý đã có thể nắm bắt được tình hình hoạt động của doanh nghiệp mà không cần phải đến văn phòng.

Nhờ sử dụng chung một hệ thống phần mềm cho toàn thể các phòng ban nên mọi nhân viên trong doanh nghiệp có thể dễ dàng xem số liệu và nắm bắt nhiệm vụ, mục tiêu công việc.

3.2 Tính phân quyền và chính xác về thông tin

Mỗi một ví trí, nhân viên trong doanh nghiệp sẽ được ERP cung cấp tính năng phân quyền nhằm bảo đảm tính bảo mật những thông tin cần thiết. Bạn không cần phải soạn thảo nhiều văn bản và chỉ thị công việc cho từng phòng ban nữa, phần mềm ERP giúp bạn dễ dàng phân quyền công việc, nhắc nhở tiến độ làm việc và đảm bảo hiệu quả kinh doanh.

ERP còn giúp quản lý dữ liệu, thu thập các số liệu, báo cáo một cách khoa học và chính xác nhất theo tiêu chuẩn nhờ công cụ liên kết các trường thông tin. Phần mềm giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí, thời gian và giảm thiểu tối đa sai sót, nhầm lẫn.

3.3 Tổng hợp số liệu và tạo báo cáo

Trước kia để tổng hợp thông tin tài chính của công ty, người quản lý sẽ phải đến từng phòng ban để thu thập dữ liệu. Nhưng ở phần mềm ERP tất cả những thông tin đó đã được nhập trên hệ thống với đầy đủ thông tin cần thiết, tránh được những nhầm lẫn do tiêu chuẩn đánh giá của mỗi bộ phận. Từ đó, ta thấy thêm được ưu điểm của ERP là tạo cho bạn báo cáo tài chính một cách chính xác theo tiêu chuẩn của thế giới.

Còn đối với công việc quản lý kho thì sao? Khi nhân viên nhập đầy đủ số liệu, thông tin hàng hóa trên phần mềm ERP, nhà quản lý sẽ nắm bắt được ngay sôs lượng hàng hóa, hàng hóa đang ở đâu, tình trạng như thế nào, có cần nhập thêm hàng hay không… Phần mềm sẽ trả lời tất cả, giúp nhà quản lý tiết kiệm được chi phí, giảm nhân công và nâng cao hiệu quả công việc.

3.4 Nhắc nhở và giao việc

Phần mềm ERP sẽ giúp bạn nhớ những công việc của mình qua tính năng nhắc việc, đồng thời hệ thống giúp bạn giao việc cho nhân viên phù hợp với dự án và thế mạnh của họ được lưu tại hệ thống. Điều nay giúp tiết kiệm chi phí quản lý và thời gian

3.5 Tính linh hoạt

Tại phần mềm ERP bạn có thể thỏa thích sáng tạo và tùy chính giao diện sao cho phù hợp với cách thức hoạt động của doanh nghiệp. Hầu hết các nhà cung cấp ERP đều cung cấp một số ứng dụng có thể được triển khai cùng nhau theo nhu cầu kinh doanh. Mỗi ứng dụng được thiết kế để có thể hoạt động độc lập hoặc tích hợp với bộ ứng dụng lớn hơn. Không còn lo lắng về chuyện bỏ tiền ra mua phần mềm mà chức năng cần thì không có, chức năng có thì không cần. Và trong quá trình sử dụng, nếu bạn thiếu module bạn hoàn toàn có thể thêm và tùy chỉnh theo nhu cầu phát sinh

3.6 Tăng năng suất và hiệu quả công việc

Tất cả tính năng được tập hợp trong 1 phần mềm giềm doanh nghiệp giảm chi phí, tăng năng suất làm việc; tự động hóa quy trình sản xuất từ nguyên liệu cho đến khi sản phẩm ra thị trường.

4. NHƯỢC ĐIỂM

Bên cạnh những ưu điểm nổi bật nêu trên, ERP cũng có những nhược điểm dễ nhận thấy như chi phí đầu tư lớn (chi phí hệ thống ERP cao, chi phí thực hiện và bảo trì hệ thống cao); quy trình điều chỉnh có thể làm giảm các phương pháp hay nhất được tích hợp trong hệ thống, khiến việc nâng cấp trong tương lai trở nên khó khăn hơn. Và cuối cùng là yếu tố con người, nhân sự trong doanh nghiệp cần thay đổi quy trình làm việc nhằm đáp ứng được các yêu cầu của phần mềm. Đây cũng là rào cản lớn đối với thành công của hệ thống ERP. Mặc dù mang đến hiệu quả vượt trội so với quy trình thủ công nhưng ERP đòi hỏi nhân sự tại doanh nghiệp cần có trình độ và kỹ năng làm việc trên phần mềm.