Bí quyết quản lý đơn hàng trong ngành may mặc để tối ưu hóa hoạt động và nâng cao hiệu quả

Trong ngành may, do những đặc thù như về số lượng, hay mẫu mã sản phẩm,... đòi hỏi việc quản lý đơn hàng may mặc cần có sự theo dõi chặt chẽ, áp dụng các chiến lược quản lý và vận dụng tốt công nghệ phần mềm hay tối ưu hóa quá trình sản xuất để đạt hiệu quả tốt hơn. Trong quá trình thực hiện cũng không thể tránh khỏi những rủi ro thường gặp, đó là gì? Cùng T4T.VN khám phá bí quyết quản lý đơn hàng ngành may mặc nhé!

1 - Quản lý đơn hàng may mặc là làm những công việc gì?

Quản lý đơn hàng may mặc bao gồm việc giám sát thông tin từ việc tạo đơn, sản xuất, nhập kho đến giao hàng. Mục tiêu là đảm bảo giá, chất lượng, số lượng và thời gian đáp ứng đầy đủ yêu cầu của khách hàng.

Đối với nhân viên quản lý đơn hàng làm trong ngành may mặc sẽ đảm nhận vai trò chính là quản lý các đơn đặt hàng, đảm bảo chất lượng sản phẩm và đáp ứng các yêu cầu của khách hàng về đơn hàng. Họ sẽ tham gia vào toàn bộ quy trình sản xuất, từ tiếp nhận yêu cầu khách hàng đến xuất hàng và thanh toán.

2 - Chi tiết quy trình quản lý đơn hàng may mặc

Để hiểu rõ hơn về nhiệm vụ của người quản lý đơn hàng từ đó có thể tối ưu hóa và nâng cao hiệu quả hoạt động thì cần biết chi tiết quy trình quản lý là như thế nào?

Dưới đây là quy trình cơ bản nhất mà mọi doanh nghiệp sản xuất - kinh doanh trong lĩnh vực may mặc nên nắm rõ, gồm 11 bước:

- Bước 1: Tiếp nhận thông tin từ khách hàng. Nhận thông tin chi tiết để đảm bảo yêu cầu đặt đơn chính xác. Và sử dụng hình ảnh, tài liệu kỹ thuật, định mức nguyên liệu để thu thập những thông tin này.

- Bước 2: Bàn giao thông tin cho bộ phận sản xuất. Chuyển yêu cầu đơn đặt hàng cho bộ phận sản xuất, gồm số lượng, chất lượng, hình ảnh sản phẩm và thông tin liên quan.

- Bước 3: Kiểm tra nguyên liệu tồn kho. Đảm bảo có đủ nguyên liệu cho kế hoạch sản xuất và lập kế hoạch nhập thêm nguyên liệu khi cần.

- Bước 4: Lập kế hoạch sản xuất cùng bộ phận may. Tạo kế hoạch sản xuất cụ thể phù hợp với yêu cầu đặt hàng và khả năng sản xuất của bộ phận may.

- Bước 5: Phân công công việc cho các bộ phận liên quan. Chia công việc đối với từng bộ phận để đảm bảo quy trình sản xuất suôn sẻ.

- Bước 6: Theo dõi và giám sát quy trình sản xuất. Giám sát tiến độ sản xuất để đảm bảo thời gian hoàn thành.

- Bước 7: Giải quyết vấn đề phát sinh. Xử lý các sự cố và vấn đề có thể xảy ra trong quá trình thực hiện.

- Bước 8: Giám sát hoạt động xuất hàng. Đảm bảo các thủ tục xuất hàng hoàn thành đúng theo quy định.

- Bước 9: Bàn giao thành phẩm và quyết toán. Giao sản phẩm hoàn thiện cho khách hàng và thực hiện quyết toán thanh toán.

- Bước 10: Xử lý vấn đề sau khi giao hàng. Xử lý các yêu cầu hoặc vấn đề phát sinh sau khi khách hàng nhận hàng.

- Bước 11: Lập báo cáo và trình cấp trên. Tạo báo cáo về quá trình quản lý đơn hàng và trình lên cấp trên để đánh giá và cải thiện quy trình.

Quy trình này giúp tối ưu hóa quản lý đơn hàng trong ngành may mặc, đảm bảo hiệu suất và chất lượng sản phẩm.

3 - Những rủi ro thường gặp trong quá trình quản lý đơn hàng may mặc

Trong quá trình sản xuất và quản lý đơn hàng ngành may, khó tránh khỏi các sự cố gây ảnh hưởng đến tiến độ, năng suất và chất lượng sản phẩm. Dưới đây là những rủi ro có thể xảy ra và ảnh hưởng đến quá trình này. Hãy cùng tìm hiểu đó là gì để có giải pháp hợp lý.

Rủi ro về mặt kỹ thuật

Trong quản lý đơn hàng may mặc, rủi ro kỹ thuật là một khía cạnh không thể dự đoán do sự tác động của các yếu tố kỹ thuật. Sự cố này có thể xuất phát từ việc máy móc hoạt động không ổn định hoặc do sự không hiệu quả trong quy trình vận hành và thậm chí là sự thực hiện không đúng từ phía nhân viên may.

Khi gặp vấn đề này, người quản lý cần thực hiện biện pháp xử lý linh hoạt và nhanh chóng để đảm bảo tuân thủ các yêu cầu kỹ thuật và đảm bảo hiệu quả trong quá trình vận hành. Để thực hiện điều này, người quản lý cần phải nắm vững thông số kỹ thuật và quy trình sản xuất của doanh nghiệp.

Mục tiêu của việc xử lý rủi ro kỹ thuật là duy trì sự trơn tru và hiệu quả trong quy trình sản xuất, giúp tối ưu hóa hiệu suất sản xuất và đảm bảo chất lượng sản phẩm.

Rủi ro do thiếu nguyên liệu, nguyên phụ liệu cần thiết

Sự cố này có thể xuất phát từ việc kiểm tra và chuẩn bị nguyên liệu chưa được thực hiện chính xác và hiệu quả, hoặc có thể do các tình huống bất ngờ khác.

Người chịu trách nhiệm cần phải đưa ra biện pháp giải quyết ngay lập tức để bù nguyên liệu một cách kịp thời, tránh ảnh hưởng đến tiến độ công việc và gây chậm trễ đơn hàng. Đồng thời, cần phải lập sẵn các phương án dự phòng, để đối phó khi nhà cung cấp chính không thể cung cấp đủ nguyên liệu. Điều này sẽ đảm bảo quá trình sản xuất và quản lý đơn hàng được diễn ra suôn sẻ và không bị gián đoạn.

Xử lý vấn đề sau khi bàn giao đơn hàng

Có nhiều nguyên nhân dẫn đến việc khó kiểm soát vấn đề phát sinh sau khi giao đơn hàng. Có thể liên quan đến nhiều bộ phận, bao gồm chất lượng sản phẩm, dịch vụ, đóng gói và quá trình vận chuyển.

Nếu không được xử lý đúng cách và kịp thời, những sự cố này sẽ ảnh hưởng tiêu xấu đến uy tín và danh tiếng của doanh nghiệp. Do đó, khi tiếp nhận phản hồi từ khách hàng, việc điều tra nguyên nhân, xác định bộ phận chịu trách nhiệm và khắc phục vấn đề ngay lập tức là điều cần thiết.

Tập trung vào giải quyết các vấn đề này không chỉ giữ vững sự hài lòng của khách hàng mà còn đóng góp vào việc duy trì và tăng cường danh tiếng của doanh nghiệp trong ngành công nghiệp may mặc.

4. Phương pháp quản lý đơn hàng hiệu quả trong ngành may

Quản lý đơn hàng trong ngành may không hề đơn giản, yêu cầu nhà quản lý hoặc người chịu trách nhiệm phải có sự hiểu biết sâu về ngành, kiến thức và kinh nghiệm để giải quyết các tình huống phát sinh. Dưới đây là một số cách quản lý đơn hàng mang lại hiệu quả mà bạn có thể tham khảo áp dụng.

Áp dụng nguyên tắc “Nhập trước, xuất trước”

Nguyên tắc này nhằm kiểm soát số lượng đơn hàng, tránh trường hợp bỏ sót hay nhầm lẫn đơn hàng. Nhà quản lý có thể quản lý vận, giám sát quy trình một cách quy củ, chính xác. Từ đó tránh được sai sót và dễ dàng kiểm tra, xử lý khi có những sự cố xảy ra.

Đảm bảo dữ liệu đơn hàng chỉ được nhập một lần

Mục tiêu của việc nhập dữ liệu một lần là tránh tình trạng trùng lặp, góp phần đảm bảo tính nhất quán trong hệ thống dữ liệu đơn hàng. Sự không tương đồng trong dữ liệu có thể dẫn đến sai số và làm cho quá trình quản lý hay kiểm tra trở nên phức tạp hơn.

Với các doanh nghiệp quy mô nhỏ, việc xử lý sai sót có thể dễ dàng hơn so với doanh nghiệp lớn. Tuy nhiên, một sai số nhỏ cũng có thể ảnh hưởng đáng kể đến toàn bộ quy trình sản xuất và các bộ phận liên quan. Vì vậy, từ giai đoạn ban đầu, người chịu trách nhiệm cần lưu ý nhập liệu cẩn thận, kiểm tra thông tin một cách chính xác và chỉ tiến hành nhập dữ liệu một lần duy nhất.

Giám sát và theo dõi tình trạng đơn hàng

Để tránh gặp tình trạng chồng chéo, sai sót hay nhầm lẫn đơn hàng, người quản lý cần biết cách thực hiện việc theo dõi đối với trạng thái đơn hàng. Độ sát sao càng cao trong việc theo dõi sẽ giúp phát hiện sớm các vấn đề phát sinh và đưa ra biện pháp xử lý kịp thời và hiệu quả.

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp vẫn sử dụng Excel để theo dõi tình trạng đơn hàng. Mặc dù đây là công cụ phổ biến, nhưng vẫn tiềm ẩn nhiều hạn chế khi phải nhập trạng thái đơn hàng thủ công. Điều này dẫn đến nguy cơ sai sót và nhầm lẫn trong quá trình nhập liệu.

Quản lý trạng thái tồn kho đơn hàng

Người quản lý cần tập trung kiểm soát toàn diện tất cả khía cạnh liên quan đến đơn hàng, đồng thời thường xuyên kiểm tra tình trạng tồn kho sản phẩm và nguyên liệu để có kế hoạch bổ sung hợp lý.

Hiện nay, vẫn còn nhiều doanh nghiệp quản lý kho hàng hoá bằng cách thủ công. Tuy nhiên, phương pháp này không hiệu quả, đòi hỏi nhiều thời gian, công sức và lao động. Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, thường không chú trọng đầu tư vào công nghệ quản lý đơn hàng và tồn kho. Hậu quả của việc này có thể là những sai lầm, thiếu sót, lãng phí nguyên vật liệu và gây ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động sản xuất và kinh doanh.

Giải pháp an toàn và đem lại hiệu quả vượt trội với phần mềm T4T chuyên dành cho ngành thời trang

Cuối cùng hãy thử một giải pháp công nghệ mới. Đối với mọi doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh, việc quản lý kho và đơn hàng ngày càng quan trọng. Trong tình hình này, sử dụng phần mềm quản lý thông minh và hiệu quả là một giải pháp không thể thiếu.

Phần mềm quản lý T4T - Giải pháp quản trị và kinh doanh toàn diện dành riêng cho ngành thời trang đã được rất nhiều khách hàng tin dùng và cung cấp những giải pháp nổi trội như:

Quản lý khách hàng - Hồ sơ đơn hàng của khách hàng
Quản lý cửa hàng và bán hàng - Hỗ trợ các hoạt động tại cửa hàng và bán hàng
Quản lý nhân sự - Theo sát sát sao hành trình đơn hàng và phân công nhiệm vụ cụ thể, hợp lý cho từng nhân sự
Quản lý sản xuất và dịch vụ - theo dõi, bám sát các kế hoạch sản xuất đảm bảo dịch vụ đạt tiêu chuẩn về cả số lượng và chất lượng
Quản lý kho vận, kho hàng- Hỗ trợ quản lý, kiểm soát các hoạt động trong kho, kịp thời nắm bắt tình hình nguyên liệu sản xuất

Giao diện trang giải pháp T4T

Xem thêm: https://t4t.vn/solutions

Hy vọng thông tin hữu ích về quản lý đơn hàng ngành may mà T4T vừa cung cấp sẽ giúp bạn xây dựng kế hoạch quản lý đơn hàng hiệu quả hơn. Để biết thêm chi tiết hoặc có câu hỏi, vui lòng liên hệ Hotline (024 7304 6899 hoặc 0941970745) hoặc Zalo OA T4T để được tư vấn miễn phí. Chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ!